理事会の構成と理事・監事の役割について

理事・監事 各位

2021年5月9日
理事会 総務部

コミュニティ五番街の理事・監事は「コミュニティ五番街規約第5章第3節」に基づき、総会で選出され、住民の代表の意味合いを持っています。

理事は、各棟の班毎の班会議で1名(30名)と任意推薦で1名(合計31名)が選出され、定期総会において選任されます。任期は原則的に1期2年ですが、会計担当理事を除く理事は連続して2期4年まで続けることができます。(必要やむを得ない事情があるときは、理事会の承認を得てさらに1期を限度に延長することができます。) 

又、理事・監事以外に必要に応じて顧問を置くことができます。

詳しい理事・監事の誠実義務・責務・報酬などについては「コミュニティ五番街規約」を熟読いただきご理解下さい。

  • 理事の役職任命プロセス
    • 理事長・副理事長・会計担当理事は理事の互選により選任する。(臨時理事会で報告)
    • 顧問も理事会にて決定する。(臨時理事会で報告)
    • 部門長は理事長が決定し報告する。(臨時理事会で報告)
    • 各理事の「総務部、管理業務部、防犯・防災部、環境部、自治福祉部」への所属は
      理事長、総務部長及び次期総務部長が新任理事との面談を通して決め、臨時理事会
      にて発表する。
  • 各担当理事・監事・部の役割 (詳しくは「コミュニティ五番街規約」を参照)
    • 理事長・・・・・コミュニティ五番街及び理事会の代表者
    • 副理事長・・・・理事長の補佐及び職務代行者
              2021年度は3名、将来的には理事長の専任補佐としてアサインする。
    • 部門長・・・・・各部門のリーダーとして業務を遂行
    • 理事・・・・・・理事会での議案の検討・決議及び五番街業務の遂行、班会議の開催
    • 会計担当理事・・管理費・修繕積立金等の収納・保管・運用等の会計業務の遂行
              予算編成・実績管理
    • 棟担当理事・・・各棟統括理事(各種行事時のリーダー・各理事への資料の配布)で、
              原則的に総務部所属理事が担当
    • 監事・・・・・・会計監査および業務執行状況の監査 
    • 顧問・・・・・・理事会のアドバイザー(4月度理事会で確定)
  • 理事会の構成メンバー
    • 理事長    1名
    • 副理事長   3名 以内(理事長補佐として専任化を検討)
    • 会計担当理事 2名
    • 理  事   31名(理事長・副理事長・会計担当理事・部門長含む)
    • 監  事   2名
  • 理事会関連の組織体系・・・・別紙の通り「コミュニティ五番街組織体系」
  • 理事会各部と主要な業務・・・別紙の通り「理事会各部の主要業務」
  • 専門委員会の概要
    • 総務部所管・・・・・広報委員会、ホームページ委員会、七五西交流委員会
                サンパス協議会、(規約検討委員会・・・2020年度は休会)
    • 管理業務部所管・・・修繕・リフォーム委員会、サンパス修繕委員会
    • 防犯・防災部・・・・防犯・防災対策委員会、及び同委員会の分科会(防犯分科会、
                防犯分科会/避難所運営委員会)
    • 環境部所管・・・・・小動物対策委員会
    • 自治福祉部所管・・・ふれあいのわネットワーク委員会、七五西交流委員会の分科会
                (敬老の集い)、サンパス高齢者委員会、イベントセンター
    • 会計担当・・・・・・財務委員会

      ※専門委員会には1名以上の理事が所属する。
      ※理事は2つ以上の委員会に所属する。
      ※原則として、会長は理事が務め、委員長は理事以外の委員から選任する。
      ※専門委員会の委員は理事長が任命し、委嘱状を発行するなどして委嘱を通知する。
       委員は必要に応じて公募する。
      ※委員の任期は一年、ただし再任できる。

  • 会議体および行事について
    ※スケジュール・・・別紙「2021年度 会議・行事予定」の通り
    1. 定期総会・・・年1回、毎年5月の第2日曜(原則)に開催 (理事・監事全員出席)
             開催場所の確保、日程調整、開催手順書、各種資料(議案書、案内、
             事前質問とその回答取り纏め、議事録)等の事務作業:総務部
    2. 理事会・・・・理事長が招集し運営する。
             詳細は別紙「理事会進行基本的内容について」を参照
             顧問・専門委員会委員長は、議題内容に応じて理事会に出席する。
             進行役は原則として総務部より選任する
             資料のコピー、全理事への配布、議事録作成、保管 等:総務部
             当日配布の各部資料の保管は各部で対応願います。
             (理事会室設置ファイルへの保管)
    3. 部長会・・・・理事長が招集し運営する。
             会議は毎月1回、原則的に第2土曜日午後1時より開催
             (理事会開催日により変更あり)。
             理事長・副理事長・部長・会計担当理事および指名を受けた理事が参加。
             必要により監事も出席。
    4. 部会・・・・・毎月1回を原則に、各部毎に設定し開催する。
    5. 専門委員会・・毎月1回を原則に、専門委員会毎に設定し開催する。
    6. 班会議・・・・年2回を原則に開催。(総務部より提示の実施方法により開催する)
    7. 地域の会議・・それぞれの会議体の状況に応じて参加、または開催。
             (新松戸町会連合会、サンパス連絡協議会及び分科会、
             七五西交流委員会及び分科会)
    8. 東武BM定例会議 ・・3ヶ月毎開催、予算状況、要望、懸念事項等の協議

      ※行事(イベント)
      1. 五番街独自の行事・・納涼祭、もちつき大会、クリスマスイルミネーション、
                  こいのぼり、七夕まつり他
      2. 地域共催・・・・・・新松戸まつり、新松戸地区オリエンテーリング(町会連)
      3. 七五西共催・・・・・敬老の集い、文化祭(展示会=毎年、音楽会=隔年)
  • 自衛消防隊への参加・・・・・五番街防災対策組織・自衛消防隊組織に参加(別紙参照)
  • 訓練・クリーンデーへ参加
    1. 防災訓練・・・五番街行事・松戸市行事への参加(七五西合同避難訓練を含む)
    2. 防犯警備・・・五番街行事・松戸市行事への参加
    3. 環境部を中心に、クリーンデー・駐輪場の整理などへの参加         
  • 「防災グッズ」の保管
    1. ヘルメット・腕章(二種類)・懐中電灯(二種類あるいは一種類+赤色誘導棒)
      ベスト・ハンディストレッチャー・防犯帽など
    2. 懐中電灯は点灯することを常時確認のこと
      (電池は管理センターで貰ってください)
      (理事へ貸与したヘルメットの番号は防犯・防災部が管理)

                                      以上

コメント