理事会の構成と理事・監事の役割について

理事・監事　各位

2021年5月9日
理事会　総務部

コミュニティ五番街の理事・監事は「コミュニティ五番街規約第5章第3節」に基づき、総会で選出され、住民の代表の意味合いを持っています。

理事は、各棟の班毎の班会議で1名（30名）と任意推薦で1名(合計31名)が選出され、定期総会において選任されます。任期は原則的に1期2年ですが、会計担当理事を除く理事は連続して２期４年まで続けることができます。(必要やむを得ない事情があるときは、理事会の承認を得てさらに1期を限度に延長することができます。)　

又、理事・監事以外に必要に応じて顧問を置くことができます。

詳しい理事・監事の誠実義務・責務・報酬などについては「コミュニティ五番街規約」を熟読いただきご理解下さい。

• 理事の役職任命プロセス
  • 理事長・副理事長・会計担当理事は理事の互選により選任する。(臨時理事会で報告)
  • 顧問も理事会にて決定する。(臨時理事会で報告)
  • 部門長は理事長が決定し報告する。(臨時理事会で報告)
  • 各理事の「総務部、管理業務部、防犯・防災部、環境部、自治福祉部」への所属は
    理事長、総務部長及び次期総務部長が新任理事との面談を通して決め、臨時理事会
    にて発表する。

• 各担当理事・監事・部の役割　(詳しくは「コミュニティ五番街規約」を参照)
  • 理事長・・・・・コミュニティ五番街及び理事会の代表者
  • 副理事長・・・・理事長の補佐及び職務代行者
    　　　　　　　　2021年度は3名、将来的には理事長の専任補佐としてアサインする。
  • 部門長・・・・・各部門のリーダーとして業務を遂行
  • 理事・・・・・・理事会での議案の検討・決議及び五番街業務の遂行、班会議の開催
  • 会計担当理事・・管理費・修繕積立金等の収納・保管・運用等の会計業務の遂行
    　　　　　　　　予算編成・実績管理
  • 棟担当理事・・・各棟統括理事(各種行事時のリーダー・各理事への資料の配布)で、
    　　　　　　　　原則的に総務部所属理事が担当
  • 監事・・・・・・会計監査および業務執行状況の監査　
  • 顧問・・・・・・理事会のアドバイザー（4月度理事会で確定）

• 理事会の構成メンバー
  • 理事長　　　　1名
  • 副理事長　　　3名　以内（理事長補佐として専任化を検討）
  • 会計担当理事　2名
  • 理　　事　　　31名(理事長・副理事長・会計担当理事・部門長含む)
  • 監　　事　　　2名

• 理事会関連の組織体系・・・・別紙の通り「コミュニティ五番街組織体系」

• 理事会各部と主要な業務・・・別紙の通り「理事会各部の主要業務」

• 専門委員会の概要
  • 総務部所管・・・・・広報委員会、ホームページ委員会、七五西交流委員会
    　　　　　　　　　　サンパス協議会、（規約検討委員会･･･2020年度は休会）
  • 管理業務部所管・・・修繕・リフォーム委員会、サンパス修繕委員会
  • 防犯・防災部・・・・防犯・防災対策委員会、及び同委員会の分科会（防犯分科会、
    　　　　　　　　　　防犯分科会/避難所運営委員会）
  • 環境部所管・・・・・小動物対策委員会
  • 自治福祉部所管・・・ふれあいのわネットワーク委員会、七五西交流委員会の分科会
    　　　　　　　　　　（敬老の集い）、サンパス高齢者委員会、イベントセンター
  • 会計担当・・・・・・財務委員会

　　　　　 ※専門委員会には1名以上の理事が所属する。
　　　　　 ※理事は２つ以上の委員会に所属する。
　　　　　 ※原則として、会長は理事が務め、委員長は理事以外の委員から選任する。
　　　　　 ※専門委員会の委員は理事長が任命し、委嘱状を発行するなどして委嘱を通知する。
　　　　　 　委員は必要に応じて公募する。
　　　　　 ※委員の任期は一年、ただし再任できる。

• 会議体および行事について
  ※スケジュール・・・別紙「2021年度　会議・行事予定」の通り
  1. 定期総会・・・年1回、毎年5月の第2日曜（原則）に開催　(理事・監事全員出席)
     　　　　　　　開催場所の確保、日程調整、開催手順書、各種資料（議案書、案内、
     　　　　　　　事前質問とその回答取り纏め、議事録）等の事務作業：総務部
  2. 理事会・・・・理事長が招集し運営する。
     　　　　　　　詳細は別紙「理事会進行基本的内容について」を参照
     　　　　　　　顧問・専門委員会委員長は、議題内容に応じて理事会に出席する。
     　　　　　　　進行役は原則として総務部より選任する
     　　　　　　　資料のコピー、全理事への配布、議事録作成、保管　等：総務部
     　　　　　　　当日配布の各部資料の保管は各部で対応願います。
     　　　　　　　(理事会室設置ファイルへの保管)
  3. 部長会・・・・理事長が招集し運営する。
     　　　　　　　会議は毎月1回、原則的に第2土曜日午後1時より開催
     　　　　　　　（理事会開催日により変更あり）。
     　　　　　　　理事長・副理事長・部長・会計担当理事および指名を受けた理事が参加。
     　　　　　　　必要により監事も出席。
  4. 部会・・・・・毎月1回を原則に、各部毎に設定し開催する。
  5. 専門委員会・・毎月1回を原則に、専門委員会毎に設定し開催する。
  6. 班会議・・・・年2回を原則に開催。(総務部より提示の実施方法により開催する)
  7. 地域の会議・・それぞれの会議体の状況に応じて参加、または開催。
     　　　　　　　(新松戸町会連合会、サンパス連絡協議会及び分科会、
     　　　　　　　七五西交流委員会及び分科会）
  8. 東武ＢＭ定例会議　・・3ヶ月毎開催、予算状況、要望、懸念事項等の協議
     
     ※行事（イベント）
     1. 五番街独自の行事・・納涼祭、もちつき大会、クリスマスイルミネーション、
        　　　　　　　　　　こいのぼり、七夕まつり他
     2. 地域共催・・・・・・新松戸まつり、新松戸地区オリエンテーリング（町会連）
     3. 七五西共催・・・・・敬老の集い、文化祭（展示会＝毎年、音楽会＝隔年）

• 自衛消防隊への参加・・・・・五番街防災対策組織・自衛消防隊組織に参加(別紙参照)

• 訓練・クリーンデーへ参加
  1. 防災訓練・・・五番街行事・松戸市行事への参加（七五西合同避難訓練を含む）
  2. 防犯警備・・・五番街行事・松戸市行事への参加
  3. 環境部を中心に、クリーンデー・駐輪場の整理などへの参加　　　　　　　　　

• 「防災グッズ」の保管
  1. ヘルメット・腕章（二種類）・懐中電灯（二種類あるいは一種類＋赤色誘導棒）
     ベスト・ハンディストレッチャー・防犯帽など
  2. 懐中電灯は点灯することを常時確認のこと
     （電池は管理センターで貰ってください）
     （理事へ貸与したヘルメットの番号は防犯・防災部が管理）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上